INSTRUCTIVO DE TÍTULOS Y DIPLOMAS 2011

INSTRUCTIVO DE TÍTULOS Y DIPLOMAS 2011

Debemos tener presente las siguientes normas legales vigentes:

1.         Acuerdo Gubernativo No. 670-97 de fecha 12 de septiembre de 1997, el que establece el Reglamento para la Extensión de los Títulos y Diplomas, por los que el Ministerio de Educación acredita la validez de los estudios realizados en los Centros Educativos del Sistema Educativo Nacional.

2.         Acuerdo Ministerial No. 354-2010 de fecha 26 de febrero del año 2010 y Acuerdo Ministerial No. 1389-2010 de fecha 09 de agosto de 2010, que establece los distintivos y características que deben observar los Títulos y Diplomas.

OBSERVACIONES GENERALES

1.         Para el presente año escolar 2011, el formato de título y/o diploma será el establecido en el Acuerdo Ministerial No. 354-2010 y Acuerdo Ministerial No. 1389-2010 de fecha 09 de agosto de 2010 .

2.         Para el llenado de Cuadros MED D y MED DI, favor utilizar solo MAYÚSCULAS y con tildes.

3.         Importante: Previo a la emisión de los Cuadros MED D y MED DI, rectificar los nombres de los alumnos ingresados al sistema de Códigos Personales para evitar atrasos en la impresión de títulos y diplomas,  ya que el Sistema de Cuadros Finales al momento de ingresar el Código Personal se visualizará el nombre del alumno(a) y este deberá coincidir con la certificación de nacimiento del RENAP.

4.         En los Certificados en vez de matrícula se consignará: con Código Personal No. _______ extendido por el Ministerio de Educación.

5.      Cierre de Pensum, cambia su contenido con el Artículo 38 del Reglamento de Evaluación de los Apredizajes, Acuerdo Ministerial 1171 de fecha 15 de julio de 2010, además el logo será el actual proporcionado por el Ministerio de Educación.

6.      Los invito a que visiten el blog http://clipeducativo.blogspot.com/ con información sobre cómo se deben revisar los expedientes de alumnos.

DOCUMENTOS QUE INTEGRAN EL EXPEDIENTE DEL ALUMNO:

1.     Boleta de asignación de código personal, generada por el sistema y firmada por el Director(a).

2.     Certificación de la partida de nacimiento, emitida por el RENAP.

EDUCACIÓN PRIMARIA

3.     Certificado de sexto grado.

4.     Diploma de sexto grado.

EDUCACIÓN MEDIA, CICLO BÁSICO

5.     Certificado y Matrícula de Primero.

6.     Certificado de Segundo con asignación de código personal, (matrícula en caso de haberlo cursado antes del año 2008).

7.     Certificado de Tercero con asignación de código personal, (matrícula en caso de haberlo cursado antes del año 2008).

8.     Certificado de Mecanografía, para los establecimientos que no lo tienen anexa al centro educativo.

9.     Diploma de Tercero Básico.

10. Equivalencias, equiparaciones, certificación de exámenes extraordinarios.

 

EDUCACIÓN MEDIA, CICLO DIVERSIFICADO

11. Certificado de Cuarto Grado con asignación de código personal, (matrícula en caso de haberlo cursado antes del año 2008).

12. Certificado de Quinto Grado con asignación de código personal, (matrícula en caso de haberlo cursado antes del año 2008).

13. Certificado de Sexto Grado con asignación de código personal.

OTROS DOCUMENTOS

14. Equivalencias, equiparaciones, equiparaciones del extranjero, certificación de exámenes extraordinarios.

15. Ficha de Práctica Supervisada (IMPORTANTE).

16. Constancia de Cierre de Pensum (Forma 4, original y copia).  Debe mencionar el Acuerdo Ministerial No. 1171-2010 de fecha 15 de julio de 2010.

17. Certificación General de Estudios. (Original y Copia)

FECHAS QUE SE UTILIZARÁN EN LA PAPELERÍA DE GRADUANDOS

FIN DE CICLO 2011

Documento		Plan anual diario y/o fin de semana	Plan semestral diario	Plan semestral fin de semana
				Sábado	Domingo
Certificado de Grado y Certificación General de Estudios		treinta y un días del mes de octubre de dos mil once	treinta días del mes de noviembre de dos mil once	veintiséis días del mes de noviembre de dos mil once	veintisiete días del mes de noviembre de dos mil once
Cierre de Pensum	Primera fecha	14 de octubre de 2011	15 de noviembre de 2011	26 de noviembre de 2011	27 de noviembre de 2011
	Segunda fecha	treinta y un días del mes de octubre de dos mil once	treinta días del mes de noviembre de dos mil once	veintiséis días del mes de noviembre de dos mil once	veintisiete días del mes de noviembre de dos mil once
Cuadro MED D y/o MED DI		31 de octubre de 2011	30 de noviembre de 2011	26 de noviembre de 2011	27 de noviembre de 2011

FECHAS QUE SE UTILIZARÁN EN LA PAPELERÍA DE GRADUANDOS RECUPERACIÓN AÑO 2011

SEGÚN ACUERDO MINISTERIAL No. 1171-2010 DE FECHA 15 DE JULIO DE 2010

ÚNICA OPORTUNIDAD DE RECUPERACIÓN	Carreras que realizan Práctica Supervisada Plan anual	Carreras que NO realizan Práctica Supervisada Plan anual	Carreras que realizan Práctica Supervisada Plan semestral	Carreras que NO realizan Práctica Supervisada Plan semestral
Evaluaciones	Del 07 al 11 de noviembre de 2011	Del 07 al 11 de noviembre de 2011	Del 21 al 25 de noviembre de 2011	Del 21 al 25 de noviembre de 2011
Inicio de Práctica Supervisada	Lunes, 02 de enero de 2012	No aplica	Lunes, 02 de enero de 2012	No aplica
Certificado	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011
Certificación General de Estudios	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011
Cierre de Pensum:
Primera Fecha	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011
Segunda Fecha	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011
Cuadro Med D	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011	15 de febrero de 2012	30 de noviembre de 2011

REQUISITOS PARA SOLICITAR PRIMERA IMPRESIÓN Y/O REPOSICION DE TITULOS Y/O DIPLOMAS

1.                   Presentar solicitud dirigida al Lic. Tulio Ariel Molina Pérez, Director Departamental de Educación de Chimaltenango, debiendo colocar dirección y teléfono de los interesados.

2.                   Denuncia por extravío (si fuera el caso)

3.                   Certificación General de Estudios.

4.                   Certificación de Acta de Graduación o Cierre de Pensum (según ciclo escolar).

5.                   Certificación del número de registro del título y/o diploma.

a)        Si corresponde del año 1990 para atrás, solicitarla en la Sección de Títulos y Diplomas de la Dirección Departamental de Guatemala.

b)       Del año 1991 al 2005, lo realizará la Sección de Títulos y Diplomas de la Dirección Departamental de Chimaltenango, cuando sea ingresado el expediente correspondiente.

6.                   Certificación de Nacimiento.

7.                   Obligación del establecimiento:

a.             Elaborar CUADRO MED-D en la base de datos del año 2008, si fue alumno graduando del año 2005 para atrás, imprimirlo y enviarlo vía Internet.  Adjuntar al expediente el Cuadro Med-D original con firmas de docentes, director y Coordinador Técnico Administrativo, actuales.

b.             Proporcionar fotocopia confrontada del Cuadro Med-D, si corresponde al fin de ciclo del año 2006 a la fecha y fotocopia del reporte de impresión donde aparece el número de etiqueta utilizada.

8.                   Certificación de Orden de Impresión (Resolución que se emite en la Dirección Departamental de Educación, cuando sea ingresado el expediente).

9.                   Solicitar al establecimiento, formato de título y/o diploma.

10.                Una fotografía reciente tamaño pasaporte blanco y negro (no al minuto).

11.                Sello dorado con el Escudo Nacional.

12.                Todos los documentos descritos anteriormente, deberán ingresarse en información (1er. Nivel Dirección Deptal. de Educación de Chimaltenango), mismos que deben venir en folder con gancho para evitar que se traspapele algún documento y en un sobre manila.

13.           El trámite es personal.

REQUISITOS IMPRESIÓN DE TITULOS Y DIPLOMAS 2011

1.                   Constancia del Coordinador Técnico Administrativo.

2.                   Cuadros MED D de los alumnos graduados en original.

3.                   Partidas de nacimiento de los alumnos graduados.

4.                   Expedientes de los alumnos graduandos y constancias de evaluación diagnóstica (se solicitarán previo a la impresión).

5.                   Fotos tamaño pasaporte, blanco y negro en papel mate. (No se aceptan fotos al minuto, ni a color).

6.                   Formatos de los Títulos o Diplomas.

7.                   Sellos dorados con la impresión del Escudo Nacional.

8.                   Favor traer folder color morado debidamente identificado con el nombre del establecimiento en la pestaña.

9.                   Sobre manila.

10.                Haber enviado vía Internet el Cuadro Med D o Med DI

11.                Los cierres de pensum deberán ser escaneados y quemados en un CD identificado para la Unidad de Acreditamiento y Certificación. (De 25 graduados en adelante, si es menor entregar fotocopias)

CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

REQUISITOS PARA REGISTRO DE TITULOS Y DIPLOMAS ACADÉMICOS EMITIDOS POR ESTABLECIMIENTOS DE NIVEL MEDIO

Ø Título o diploma original

Ø Original y fotocopia de Boleta de pago, emitido por Banrural, por el valor que corresponda

Ø Original y fotocopia de Cédula de Vecindad o DPI del sustentante o en caso que el solicitante sea menor de edad, fotocopia de certificación de nacimiento.

Ø Fotocopia de cierre de pensum (únicamente para los casos en que el título haya sido emitido en años previos al 2005)

El pago de los títulos o diplomas se debe realizar en BANRURAL a la cuenta de depósito Monetario No. 3-022-02679-0 a Nombre de Contraloría General de Cuentas, a los siguientes Códigos:

CODIGO           COSTO

107                  Q. 11.00 para las Carreras de Peritos, Secretarias y Maestros

108                  Q. 16.50 para las Carreras Técnicas de Bachillerato

Observación: Estos requisitos son para las personas que realizan el trámite individualmente.

Nota:

Cuando el trámite lo realiza el establecimiento educativo los requisitos también son los mismos, a excepción de que deben incluir lo siguiente:

ü Nota por escrito solicitando el registro de títulos y cantidad de los mismos.

ü Nómina de los estudiantes por carrera

ü Solamente traer fotocopia de cédula de vecindad, DPI o certificación de nacimiento de los estudiantes.

Chimaltenango, 21 de septiembre de 2011.

Revisión de expedientes de alumnos en Guatemala

Es muy importante conocer que para los alumnos que se encuentran estudiando en la República de Guatemala, deben cumplir con requisitos esenciales, el cual es conformar un expediente con el crédito que va ganando en cada año escolar, hasta el año de su graduación en el Nivel Medio, Ciclo Diversificado, con la carrera que haya elegido cada estudiante, compartiendo lo que se debe tomar en cuenta y verificar si los documentos se encuentran bien redactados y no cuentan con errores.

Se inicia con los Certificados del Primero, Segundo, Tercero, Cuarto y Quinto Grado de Primaria, y se va a verificar lo siguiente: 

1.   Si el nombre del alumno se encuentra bien escrito y coincide con su certificación de nacimiento otorgada por el RENAP (Registro Nacional de Personas). 

2.  Verificar si el Código Personal asignado por el Ministerio de Educación es el correcto.  

3.  Si las notas consignadas coinciden tanto número como en letras.  

4.  Contar con el nombre y firma del Profesor o Profesora de grado. 

5.  Contar con el nombre, firma y sello del Director o Directora del establecimiento. 

El siguiente documento es el Certificado de Sexto Primaria, en el que debemos observar lo siguiente:

1. Verificar los numerales del 1 al 5 como los certificados de primero a quinto primaria.
2. Debe contar con el nombre, firma y sello del Coordinador Técnico Administrativo (CTA) responsable de la supervisión educativa. 

Seguimos con el Diploma de Sexto Primaria, verificando lo siguiente:

1.  Que el nombre del establecimiento sea el correcto.
2.  Que el nombre del alumno esté correctamente escrito según certificación de nacimiento del RENAP.
3.  Nombre y firma del Profesor o Profesora de grado.
4.  Nombre, firma y sello del Director o Directora del establecimiento.
5.  Nombre, firma y sello del Coordinador Técnico Administrativo (CTA) responsable de la supervisión educativa.

A continuación toca verificar el Nivel Medio, Ciclo Básico:

En el Ciclo Básico vamos a encontrar en la documentación de los años 2006 y 2007 (o años atras si dejaron de estudiar) la Matrículas de Primero y Segundo Básico, en estas debemos observar lo siguiente:

1. Que el nombre del establecimiento esté correctamente escrito.
2. El número de código del establecimiento correcto.
3. La información general del establecimiento, así como del grado que cursa.
4. El nombre del alumno o alumna debe coincidir con la certificación de nacimiento.
5. Fecha de emisión.

Lo anterior debe ser nítido, ya que en caso de encontrarse algún error como tachones, letras montadas o haber utilizado corrector, se debe razonar para enmendar el error encontrado en la parte del reverso de la misma.

En el certificado de Primer y Segundo Grado Básico, debe revisarse lo siguiente;

1. Que el encabezado esté correctamente redactado y nítido.
2. El número de la matrícula debe coincidir con la boleta respectiva.
3. Verificar si se colocó el lugar donde fue extendida la matrícula sin abreviaturas.
4. Que el nombre del alumno esté bien escrito de acuerdo a certificación de nacimiento.
5. Que los punteos obtenidos en las asignaturas correspondientes tanto la cantidad en números como en letras debe coincidir.
6. Observar que debe contar con las firmas tanto del Secretario(a) como del Director(a), así como, de los sellos respectivos de preferencia al lado derecho de las firmas.
7. Si el alumno o alumna dejaron algún curso y se sometieron a examen de recuperación, este resultado debe ser anotado en el reverso del certificado y se debe observar de los numerales mencionados del 1 al 6 de presente detalle.

A partir del año 2008 el Ministerio de Educación asigna a los alumnos un Código Personal único que sustituye a la matrícula para un control más estricto en las inscripciones de los alumnos y alumnas, por lo cual debemos observar en el Certificado del Tercer Grado de Educación Básica, los mismos aspectos de los numerales del 1 al 7 del último detalle excluyendo el numeral tres, debido a que debe aparecer la siguiente frase: con código personal No. A000AAA asignado por el Ministerio de Educación.

En cualquiera de los tres grados del ciclo básico, debe aparecer el certificado de la Asignatura de Mecanografía, el cual debe contar con todos los datos de un certificado incluyendo el número de matrícula si hubiere sido de los años 2007 para atras y/o su código personal asignado por el Ministerio de Educación si fue a partir del año 2008.

Al completar esta documentación, se procede a emitir el Diploma del Tercer Grado de Educación Básica y se debe observar lo siguiente:

1. Que el nombre del establecimiento esté correctamente escrito.
2. El nombre del alumno o alumna debe coincidir con su respectivo certificado de nacimiento.
3. Fecha de emisión.
4. Las firmas que aparecen deben ser del Secretario(a), Director(a) y Coordinador(a) Técnico(a) Administrativo(a), con sus respectivos sellos.

Continuamos con el Nivel Medio, Ciclo Diversificado, aquí debemos tener presente que si un alumno dejó de estudiar y pertenece de los años 2007 para atras es que el alumno o alumna debe contar en los certificados con su respectiva matrícula, se tomará en cuenta que existen carreras de uno, dos y tres años, y se revisará lo siguiente:

1. Que el encabezado esté redactado de forma correcta y nítido.
2. Que el nombre del alumno o alumna coincida con la certificación de nacimiento.
3. Que cuente con su código personal asignado por el Ministerio de Educación.
4. El nombre de la carrera que cursa, debe coincidir con el nombre que aparece en la resolución que se le emitió autorizando el servicio.
5. Que las calificaciones coincidan los punteos en números con los que se anotan en letras.
6. Verificar que lleven tanto la firma del Secretario(a) como la del Director(a), así mismo, contar con los sellos respectivos.
7. De igual manera que el Ciclo Básico, si el alumno o alumna deja alguna asignatura para recuperación, esta debe anotarse en el reverso del mismo los numerales del 1 al 6 del presente detalle para su revisión.

Todo lo anterior debe certificarse con una fecha que estableció el Ministerio de Educación para finalizar cada año escolar, así como, las fechas de recuperación en el caso de los alumnos y alumnas que se sometieran a dichas pruebas,  por lo tanto todo lleva un órden que debe ser respetado.

Continuando con la revisión de los expedientes, encontramos lo que es la Ficha de Práctica Supervisada en las carreras que la realizan, la cual debe contener:

1. Datos generales del alumno(a).
2. Datos generales de la empresa donde realizó su práctica.
3. Las visitas que realizó el catedrático de Práctica Supervisada.
4. Aspectos que califica el jefe de la institución donde el alumno o alumna realizó su práctica supervisada.
5. Cuadro de asistencia del estudiante por cada semana que laboró, con la cantidad de horas ejecutadas y la firma de su jefe inmediato.
6. Firma del jefe inmediato y sello respectivo de la institución.
7. Anotaciones del establecimiento para obtener la nota de la práctica supervisada.
8. Firma del catedrático(a) de Práctica Supervisada.
9. Firma del Director o Directora del establecimiento educativo.
10. Firma del Coordinador Técnico Administrativo (CTA), encargado de supervisión educativa.

Al tener esto completo el siguiente documento que debe acompañar al expediente es la Certificación General de Estudios, que es un resumen desde el primer grado de educación básica hasta el último grado de diversificado, en el que se debe tener el cuidado que todo coincida con los certificados emitidos.  Y por último se encuentra el Cierre de Pensum, el cual se le otorga al estudiante al finalizar su último año de carrera y es el documento que ampara para que se proceda a la impresión de título y/o diploma según sea el caso, y se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Que esté correctamente escrito el nombre del alumno o alumna, según certificación de nacimiento.
2. El nombre de la carrera según Acuerdo Ministerial y/o Resolución de autorización.
3. Fecha en que se cerró oficialmente el año escolar.
4. Fecha en que se certifica el Cierre de Pensum.
5. Nombre, firma y sello del Director(a) del establecimiento educativo.
6. Nombre, firma y sello del Coordinador(a) Técnico(a) Administrativo(a).
 

Con todo esto se concluye la revisión de un expediente y que este proceso debe realizarse con cada alumno previo a la impresión de títulos y/o diplomas.

Para finalizar, al final de cada año escolar se emiten cuadros de resultados finales que estos también deben coincidir con la información que reportan en cada certificado, teniendo el cuidado que debe coincidir los datos principales como los es matrícula, código personal, nombre del alumno, punteos y si fue promovido, no promovido y/o retirado.

Esperado que este documento haya sido comprendido y sea un aporte para que tanto padres de familia, alumnos y todos los que estamos involucrados en educación, podamos rectificar nuestros propios documentos para que colaboremos en el momento de encontrar algún error se pueda reportar a tiempo al establecimiento y evitar trámites posteriores.

FICHA REVISIÓN DE EXPEDIENTES