Clip Educativo: Revisión de expedientes de alumnos en Guatemala

Es muy importante conocer que para los alumnos que se encuentran estudiando en la República de Guatemala, deben cumplir con requisitos esenciales, el cual es conformar un expediente con el crédito que va ganando en cada año escolar, hasta el año de su graduación en el Nivel Medio, Ciclo Diversificado, con la carrera que haya elegido cada estudiante, compartiendo lo que se debe tomar en cuenta y verificar si los documentos se encuentran bien redactados y no cuentan con errores.

Se inicia con los Certificados del Primero, Segundo, Tercero, Cuarto y Quinto Grado de Primaria, y se va a verificar lo siguiente:

1. Si el nombre del alumno se encuentra bien escrito y coincide con su certificación de nacimiento otorgada por el RENAP (Registro Nacional de Personas).

2. Verificar si el Código Personal asignado por el Ministerio de Educación es el correcto.

3. Si las notas consignadas coinciden tanto número como en letras.

4. Contar con el nombre y firma del Profesor o Profesora de grado.

5. Contar con el nombre, firma y sello del Director o Directora del establecimiento.

El siguiente documento es el Certificado de Sexto Primaria, en el que debemos observar lo siguiente:

Verificar los numerales del 1 al 5 como los certificados de primero a quinto primaria.
Debe contar con el nombre, firma y sello del Coordinador Técnico Administrativo (CTA) responsable de la supervisión educativa.

Seguimos con el Diploma de Sexto Primaria, verificando lo siguiente:

Que el nombre del establecimiento sea el correcto.
Que el nombre del alumno esté correctamente escrito según certificación de nacimiento del RENAP.
Nombre y firma del Profesor o Profesora de grado.
Nombre, firma y sello del Director o Directora del establecimiento.
Nombre, firma y sello del Coordinador Técnico Administrativo (CTA) responsable de la supervisión educativa.

A continuación toca verificar el Nivel Medio, Ciclo Básico:

En el Ciclo Básico vamos a encontrar en la documentación de los años 2006 y 2007 (o años atras si dejaron de estudiar) la Matrículas de Primero y Segundo Básico, en estas debemos observar lo siguiente:

Que el nombre del establecimiento esté correctamente escrito.
El número de código del establecimiento correcto.
La información general del establecimiento, así como del grado que cursa.
El nombre del alumno o alumna debe coincidir con la certificación de nacimiento.
Fecha de emisión.

Lo anterior debe ser nítido, ya que en caso de encontrarse algún error como tachones, letras montadas o haber utilizado corrector, se debe razonar para enmendar el error encontrado en la parte del reverso de la misma.

En el certificado de Primer y Segundo Grado Básico, debe revisarse lo siguiente;

Que el encabezado esté correctamente redactado y nítido.
El número de la matrícula debe coincidir con la boleta respectiva.
Verificar si se colocó el lugar donde fue extendida la matrícula sin abreviaturas.
Que el nombre del alumno esté bien escrito de acuerdo a certificación de nacimiento.
Que los punteos obtenidos en las asignaturas correspondientes tanto la cantidad en números como en letras debe coincidir.
Observar que debe contar con las firmas tanto del Secretario(a) como del Director(a), así como, de los sellos respectivos de preferencia al lado derecho de las firmas.
Si el alumno o alumna dejaron algún curso y se sometieron a examen de recuperación, este resultado debe ser anotado en el reverso del certificado y se debe observar de los numerales mencionados del 1 al 6 de presente detalle.

A partir del año 2008 el Ministerio de Educación asigna a los alumnos un Código Personal único que sustituye a la matrícula para un control más estricto en las inscripciones de los alumnos y alumnas, por lo cual debemos observar en el Certificado del Tercer Grado de Educación Básica, los mismos aspectos de los numerales del 1 al 7 del último detalle excluyendo el numeral tres, debido a que debe aparecer la siguiente frase: con código personal No. A000AAA asignado por el Ministerio de Educación.

En cualquiera de los tres grados del ciclo básico, debe aparecer el certificado de la Asignatura de Mecanografía, el cual debe contar con todos los datos de un certificado incluyendo el número de matrícula si hubiere sido de los años 2007 para atras y/o su código personal asignado por el Ministerio de Educación si fue a partir del año 2008.

Al completar esta documentación, se procede a emitir el Diploma del Tercer Grado de Educación Básica y se debe observar lo siguiente:

Que el nombre del establecimiento esté correctamente escrito.
El nombre del alumno o alumna debe coincidir con su respectivo certificado de nacimiento.
Fecha de emisión.
Las firmas que aparecen deben ser del Secretario(a), Director(a) y Coordinador(a) Técnico(a) Administrativo(a), con sus respectivos sellos.

Continuamos con el Nivel Medio, Ciclo Diversificado, aquí debemos tener presente que si un alumno dejó de estudiar y pertenece de los años 2007 para atras es que el alumno o alumna debe contar en los certificados con su respectiva matrícula, se tomará en cuenta que existen carreras de uno, dos y tres años, y se revisará lo siguiente:

Que el encabezado esté redactado de forma correcta y nítido.
Que el nombre del alumno o alumna coincida con la certificación de nacimiento.
Que cuente con su código personal asignado por el Ministerio de Educación.
El nombre de la carrera que cursa, debe coincidir con el nombre que aparece en la resolución que se le emitió autorizando el servicio.
Que las calificaciones coincidan los punteos en números con los que se anotan en letras.
Verificar que lleven tanto la firma del Secretario(a) como la del Director(a), así mismo, contar con los sellos respectivos.
De igual manera que el Ciclo Básico, si el alumno o alumna deja alguna asignatura para recuperación, esta debe anotarse en el reverso del mismo los numerales del 1 al 6 del presente detalle para su revisión.

Todo lo anterior debe certificarse con una fecha que estableció el Ministerio de Educación para finalizar cada año escolar, así como, las fechas de recuperación en el caso de los alumnos y alumnas que se sometieran a dichas pruebas, por lo tanto todo lleva un órden que debe ser respetado.

Continuando con la revisión de los expedientes, encontramos lo que es la Ficha de Práctica Supervisada en las carreras que la realizan, la cual debe contener:

Datos generales del alumno(a).
Datos generales de la empresa donde realizó su práctica.
Las visitas que realizó el catedrático de Práctica Supervisada.
Aspectos que califica el jefe de la institución donde el alumno o alumna realizó su práctica supervisada.
Cuadro de asistencia del estudiante por cada semana que laboró, con la cantidad de horas ejecutadas y la firma de su jefe inmediato.
Firma del jefe inmediato y sello respectivo de la institución.
Anotaciones del establecimiento para obtener la nota de la práctica supervisada.
Firma del catedrático(a) de Práctica Supervisada.
Firma del Director o Directora del establecimiento educativo.
Firma del Coordinador Técnico Administrativo (CTA), encargado de supervisión educativa.

Al tener esto completo el siguiente documento que debe acompañar al expediente es la Certificación General de Estudios, que es un resumen desde el primer grado de educación básica hasta el último grado de diversificado, en el que se debe tener el cuidado que todo coincida con los certificados emitidos. Y por último se encuentra el Cierre de Pensum, el cual se le otorga al estudiante al finalizar su último año de carrera y es el documento que ampara para que se proceda a la impresión de título y/o diploma según sea el caso, y se debe tener en cuenta lo siguiente:

Que esté correctamente escrito el nombre del alumno o alumna, según certificación de nacimiento.
El nombre de la carrera según Acuerdo Ministerial y/o Resolución de autorización.
Fecha en que se cerró oficialmente el año escolar.
Fecha en que se certifica el Cierre de Pensum.
Nombre, firma y sello del Director(a) del establecimiento educativo.
Nombre, firma y sello del Coordinador(a) Técnico(a) Administrativo(a).

Con todo esto se concluye la revisión de un expediente y que este proceso debe realizarse con cada alumno previo a la impresión de títulos y/o diplomas.

Para finalizar, al final de cada año escolar se emiten cuadros de resultados finales que estos también deben coincidir con la información que reportan en cada certificado, teniendo el cuidado que debe coincidir los datos principales como los es matrícula, código personal, nombre del alumno, punteos y si fue promovido, no promovido y/o retirado.

Esperado que este documento haya sido comprendido y sea un aporte para que tanto padres de familia, alumnos y todos los que estamos involucrados en educación, podamos rectificar nuestros propios documentos para que colaboremos en el momento de encontrar algún error se pueda reportar a tiempo al establecimiento y evitar trámites posteriores.